Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung beschreibt verständlich, welche Daten in der Webanwendung „Immo Management Solutions“ (immsportal.com) verarbeitet werden, wofür, auf welcher Grundlage und welche Rechte Sie haben.
1.Verantwortlicher und Rollenverteilung
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb der Plattform (Konten, Anmeldung, Abrechnung des Nutzungsvertrags, technischer Betrieb) ist:
Andreas Schmidtke, TriPrintSolution
Saarwerdenstraße 45, 41541 Dormagen
E-Mail: andreas.schmidtke@triprintsolution.com
Die Anwendung wird von Hausverwaltungen (Verwalter) für ihre Objekte genutzt. Für die Daten der Eigentümer, Mieter und Dienstleister eines Objekts (z. B. Stammdaten, Mietverträge, Meldungen, Dokumente, Zählerstände, Abrechnungen) ist die jeweilige Hausverwaltung bzw. Eigentümergemeinschaft Verantwortlicher; wir verarbeiten diese Daten in deren Auftrag nach Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag). Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte zuerst an Ihre Hausverwaltung.
2.Hosting und Server-Logfiles
Die Anwendung läuft auf einem von uns betriebenen virtuellen Server (VPS) mit Docker und dem Reverse-Proxy Traefik. Anbieter und Standort des Servers: Hostinger (Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Browser-/Geräteinformation) kurzzeitig verarbeitet. Das dient der Auslieferung der Seiten, der Fehleranalyse und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein dauerhaftes Zugriffsprotokoll führen wir nicht. Anwendungs- und Fehlerprotokolle werden rotierend gespeichert und automatisch überschrieben, in der Regel nach wenigen Tagen. Zur Abwehr von Angriffen wird die IP-Adresse fehlgeschlagener Anmeldeversuche am Server zeitlich begrenzt gesperrt und protokolliert. Beim digitalen Unterschreiben eines Mietvertrags speichern wir zusätzlich IP-Adresse und Browserkennung als Nachweis zur Urkunde (siehe Abschnitt Digitale Unterschrift).
Die verwendete Schrift (DM Sans) wird beim Bau der Anwendung eingebunden und von unserem eigenen Server ausgeliefert; es erfolgt keine Verbindung zu Google-Servern beim Seitenaufruf.
3.Welche Daten wir verarbeiten
- Konto- und Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum (sofern erfasst), Rolle (Verwalter, Eigentümer, Mieter, Dienstleister), Zuordnung zu Objekten und Einheiten, Zugangsdaten (Passwort nur als Hash, bei unserem Authentifizierungsdienst).
- Mieter- und Eigentümerdaten: Mietverträge und deren Änderungen, Miet- und Nebenkostenangaben, Eigentumsanteile, Wohnungs- und Raumangaben.
- Meldungen und Handwerker-Abläufe: Schadensmeldungen mit Text, Fotos, Kommentaren, Angeboten, Terminen und Rechnungen.
- Dokumente: hochgeladene Dateien (z. B. Verträge, Protokolle, Rechnungen, Hausordnung).
- Zählerstände, Heiz- und Warmwasserdaten sowie Abrechnungen(Nebenkosten, Kostenpositionen, Zahlungen, Rücklage, Bankumsätze aus importierten Kontoauszügen).
- Versammlungen und Abstimmungen: Teilnahme, Protokolle, abgegebene Stimmen.
- Rundschreiben und Benachrichtigungen: Inhalte, Empfänger, Lesestatus; Push-Abonnements (technische Adresse Ihres Geräts bzw. Browsers).
- Hausdienste und Müllkalender: Dienstpläne, Abholtermine, die Objektadresse.
- KI-Assistent: Ihre Fragen und die Antworten (siehe Abschnitt 6).
- Vertrags- und Zahlungsdaten der Verwalter: Nutzungsvertrag, Rechnungs- und Zahlungsstatus (siehe PayPal in Abschnitt 5).
5.Empfänger und Dienstleister
Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten oder empfangen:
- Supabase (Anmeldung, Datenbank, Dateispeicher): speichert alle Anwendungsdaten und Dokumente. Rechenzentrumsregion: EU (Irland). Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Da der Anbieter ein US-Konzern ist, kann ein Zugriff aus einem Drittland nicht völlig ausgeschlossen werden; als Garantie dienen geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln) bzw. eine Zertifizierung des Anbieters.
- Resend (E-Mail-Versand): Empfängeradresse, Betreff und Inhalt von Benachrichtigungs-, Einladungs- und Rundschreiben-Mails laufen über diesen Dienst (USA). Garantie: geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (insbesondere Standardvertragsklauseln) bzw. eine Zertifizierung des Anbieters.
- PayPal (Zahlung des Nutzungsentgelts durch Verwalter): Name und E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers sowie Rechnungsdaten. PayPal ist für die Zahlungsabwicklung eigenständig verantwortlich; es gilt zusätzlich dessen Datenschutzerklärung.
- Anthropic (KI-Assistent, siehe Abschnitt 6, USA).
- Push-Dienste der Browserhersteller (z. B. Google, Apple, Mozilla): Push-Benachrichtigungen werden über den Push-Dienst Ihres Browsers zugestellt. Dabei werden die technische Geräteadresse und der Nachrichteninhalt übermittelt.
- Abfallkalender-Anbieter (z. B. Abfallwirtschaftsbetriebe Köln oder ein vom Verwalter hinterlegter Kalender-Dienst): Wenn ein Müllkalender für ein Objekt eingerichtet wird, werden Straße, Hausnummer und Ort des Objekts abgefragt, um die Abholtermine zu erhalten. Es werden keine Namen oder Kontaktdaten übertragen.
- Innerhalb des Objekts: Die Hausverwaltung sowie je nach Rolle Eigentümer, Mieter oder beauftragte Dienstleister sehen die für sie freigegebenen Daten (z. B. Meldungen, Dokumente, Rundschreiben). Dienstleister sehen nur die ihnen zugewiesenen Meldungen.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
6.KI-Assistent
Die Anwendung enthält einen KI-Assistenten, der Fragen beantwortet und auf Wunsch Aktionen vorbereitet. Anbieter des Sprachmodells ist Anthropic (USA). Wenn Sie den Assistenten nutzen oder KI-gestützte Funktionen auslösen (z. B. Einschätzung einer Meldung, Auslesen einer hochgeladenen Rechnung, Formulierung einer Erinnerung), werden Ihre Eingabe und die dafür nötigen Angaben aus der Anwendung an Anthropic übermittelt. Ihre Fragen und die Antworten speichern wir zur Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabwehr in der Datenbank.
Die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung des Anbieters. Bitte geben Sie im Chat keine besonders sensiblen Daten (z. B. Gesundheitsdaten) ein. Aktionen mit Auswirkungen (z. B. Versand einer Nachricht) werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung ausgeführt. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung.
7.Digitale Unterschrift von Mietverträgen und Nachträgen
Welche Daten werden verarbeitet?
Wenn Sie ein Dokument digital unterschreiben, speichern wir: das von Ihnen gezeichnete Unterschriftsbild, Ihren Namen, den Zeitpunkt der Unterschrift, Ihre IP-Adresse, die Browser-/Geräteinformation (User-Agent) sowie eine Prüfsumme (SHA-256) des unterschriebenen Dokuments und der Unterschriftenfolge.
Zweck und Rechtsgrundlage
Die Daten dienen dazu, die Unterschrift zuzuordnen und nachzuweisen sowie nachträgliche Veränderungen des Dokuments erkennbar zu machen (Integritätsnachweis). Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie das berechtigte Interesse an einem belastbaren Nachweis des Vertragsschlusses und an der Missbrauchsabwehr (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer
Die Unterschriftsdaten werden für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert. Aus Gründen der Beweisfunktion sind sie unveränderbar; eine Löschung einzelner Angaben vor Fristende ist daher nicht möglich. Nach Fristende werden sie gelöscht.
Empfänger
Die Daten sind für die Vertragsparteien (Vermieter/Verwaltung und Mieter) sowie die jeweils berechtigten Verwaltungsnutzer einsehbar. Technischer Dienstleister ist der Hosting-Anbieter der Anwendung (Auftragsverarbeitung, siehe Abschnitte 2 und 5). IP-Adresse und User-Agent werden in der Anwendungsoberfläche nicht angezeigt; sie werden nur auf berechtigte Anfrage oder zur Beweissicherung herangezogen.
Hinweis zur Unterschriftsart
Die digitale Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur (Textform), keine qualifizierte elektronische Signatur. Löschungsansprüche sind durch die genannten Aufbewahrungsfristen eingeschränkt (Art. 17 Abs. 3 lit. b, e DSGVO).
8.E-Mail- und Push-Benachrichtigungen
Zu Ereignissen in Ihrem Objekt (z. B. neue Meldung, Statusänderung, Rundschreiben, Termine) erhalten Sie Benachrichtigungen in der Anwendung und per E-Mail. E-Mails können Sie in der Anwendung unter Benachrichtigungen abbestellen; die Hinweise in der Anwendung bleiben bestehen. Dienstliche Mitteilungen, die für die Nutzung oder Vertragsdurchführung erforderlich sind (z. B. Einladung, Passwort zurücksetzen), sind davon nicht erfasst.
Push-Benachrichtigungen erhalten Sie nur, wenn Sie diese in Ihrem Browser bzw. Ihrer installierten App ausdrücklich erlauben (Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Benachrichtigungen in den Browser- oder Geräteeinstellungen wieder ausschalten.
9.Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Bereitstellung der Anwendung, Verwaltung von Miet- und Eigentumsverhältnissen, Abrechnungen, Meldungen, Nutzungsvertrag.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen, Betriebskostenabrechnung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Sicherheit und Stabilität des Betriebs, Logfiles, Missbrauchsabwehr, Nachweis digitaler Unterschriften, KI-Unterstützung der Verwaltungsarbeit.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Push-Benachrichtigungen.
10.Speicherdauer
Wir speichern Daten, solange das Konto bzw. das Miet- oder Verwaltungsverhältnis besteht und danach nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen es erfordern (insbesondere 6 bzw. 10 Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO für Rechnungen und Buchungsunterlagen). Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Server-Logfiles werden nach kurzer Zeit gelöscht (Abschnitt 2). Cookies siehe Abschnitt 4.
11.Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen
Die Bereitstellung von Name und E-Mail-Adresse ist für die Anlage eines Kontos erforderlich; ohne diese Angaben ist die Nutzung nicht möglich. Weitere Angaben (z. B. Telefonnummer, Geburtsdatum) sind freiwillig bzw. ergeben sich aus dem Miet- oder Verwaltungsverhältnis. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12.Ihre Rechte
Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die oben genannte Kontaktadresse (bzw. bei Objektdaten zunächst an Ihre Hausverwaltung).
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
13.Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.